Mario tiene un bar de barrio: doce mesas, una barra larga y los fines de semana no entra un alfiler. Hace unas semanas nos escribió medio desesperado:
Les hago una pregunta que me tiene loco: ¿tengo que facturar todo? Porque un sábado a las doce de la noche, con la barra llena, no doy abasto. Hay gente que me pide factura A, otros que pagan dividido, y a veces termino anotando en un papelito para facturar después.
Es de las preguntas que más se repiten, así que la contestamos acá como se la contestamos a él.
La respuesta corta: sí, cada venta lleva su comprobante
No hay vuelta: en Argentina cada venta tiene que tener su comprobante, y se hace en el momento en que vendés. Da lo mismo si sos monotributista o responsable inscripto, si la cuenta es de un café o de una mesa de diez. La comanda o el ticket que dice "no válido como factura" no cuentan.
Lo que sí cambia según tu situación es qué comprobante te toca hacer. Y ahí es donde muchos se enredan.
Qué factura te toca
- Si sos monotributista, hacés Factura C a todo el mundo, aunque te la pida una empresa. Es la más simple: no discrimina IVA y no tenés que preguntarle nada al cliente.
- Si sos responsable inscripto, la mayoría de tus ventas van con Factura B, la de consumidor final. Cuando una empresa o alguien inscripto en IVA te pide factura con su CUIT, le hacés una Factura A.
Un detalle que se olvida seguido: cuando una venta a consumidor final pasa cierto monto, ARCA pide identificar al comprador con su DNI o CUIT. Ese tope se actualiza cada tanto, así que pedile a tu contador el número vigente y dejalo anotado en la caja.
El problema real: el sábado a la noche
A Mario no le faltaba información, le faltaba tiempo. Y casi todos los que nos escriben con esta duda terminan cayendo en alguno de estos atajos:
- Facturar todo al cierre. Juntás las ventas de la noche y las cargás al final. Además de que el comprobante tiene que salir cuando vendés, a las cuatro de la mañana nadie revisa bien y lo facturado no coincide con la caja.
- El facturador por un lado y las ventas por otro. Cobrás en el sistema y después copiás el importe en la página de ARCA o en otro programa. Cada copia es una oportunidad de equivocarse y una fila más en la barra.
- El papelito. "Anotame los datos y después te la mando." La mitad de esas facturas no se hacen nunca y la otra mitad salen con datos mal copiados.
Cómo facturar sin frenar la barra
Esto es lo que le dijimos a Mario, y lo que vemos que funciona en cualquier local con movimiento:
- Que la factura salga del mismo cobro. El momento de facturar es cuando cobrás, en la misma pantalla. Si para facturar tenés que abrir otro programa, el sábado no lo vas a hacer.
- Consumidor final por defecto. Que tu sistema arranque siempre con el comprobante que más hacés (C si sos monotributista, B si sos inscripto) y que solo tengas que tocar algo cuando alguien pide factura A.
- Los datos del cliente, solo cuando hacen falta. Para una factura A, el CUIT. Para el resto no le preguntes nada a nadie, salvo que la cuenta pase el tope en el que hay que identificar al comprador.
- En la mesa se factura al cerrar la cuenta, no ronda por ronda. Si pagan dividido y uno pide factura a nombre de su empresa, hacés un comprobante por su parte y otro por el resto.
- Si te equivocaste, no se borra: se anula con una nota de crédito. Una factura electrónica que ya pasó por ARCA no se puede borrar. Hacés una nota de crédito por el mismo importe y después la factura correcta.
- Hablá con tu contador antes del primer sábado complicado. Qué condición tenés, qué punto de venta dar de alta para facturar desde tu sistema y qué hacer si un día ARCA no responde. Es media hora de charla que te ahorra muchos dolores de cabeza.
¿Y si se corta internet?
La factura electrónica necesita conexión, porque cada comprobante lo autoriza ARCA en el momento (te devuelve un código que se llama CAE). Si se corta internet o el servicio de ARCA no responde, esa autorización no llega. Por eso conviene que tu sistema de ventas siga cobrando y mandando pedidos aunque no haya conexión, y tener hablado con tu contador qué hacer en ese caso. Lo contamos más en detalle en qué pasa con tu sistema de ventas si se corta internet.
En resumen
- Sí: cada venta lleva su comprobante, en el momento.
- Monotributo: Factura C siempre. Responsable inscripto: B a consumidor final y A a quien te la pide con CUIT.
- Arriba de cierto monto, identificá al comprador.
- La factura sale del cobro, no del cierre ni de un papelito.
- Los errores se corrigen con nota de crédito.
- Las dudas, con tu contador antes del sábado, no después.
Por si te sirve de referencia: en BarraTouch la facturación electrónica viene dentro del sistema de ventas. La factura (A, B o C, y las notas de crédito) sale de la misma venta, sin impresora fiscal ni facturador aparte, y si alguien la pide más tarde se hace desde el ticket. Está incluida en todos los planes.
