Lucía tiene un bar de tragos con una barra y dos barmans que rotan según la noche. Nos escribió un lunes, después de hacer el pedido al distribuidor:
Algo no me cierra. Compro fernet y gin como si vendiera el doble de lo que vendo. No sé si el barman sirve de más, si le regala tragos a los amigos o si directamente me roba. Y no quiero acusar a nadie sin estar segura.
Lo bueno de su pregunta es la última parte. Antes de pensar en quién, hay que saber cuánto y dónde. Y eso se puede medir.
Primero, la cuenta: lo que se fue contra lo que vendiste
La bebida se controla con una resta muy simple, botella por botella:
- Lo que se usó de verdad: lo que tenías al empezar la semana, más lo que compraste, menos lo que te queda al final.
- Lo que se tendría que haber usado: cuántos tragos vendiste de cada cosa por la medida de cada trago. Si un fernet lleva una medida de 70 ml y vendiste 200, se tendrían que haber ido 14 litros.
- La diferencia entre las dos es lo que se perdió.
Para contar lo que queda no hace falta ser exacto al mililitro: las botellas abiertas se calculan a ojo por décimos o, mejor, se pesan. Lo importante es contar siempre igual y el mismo día de la semana.
Arrancá por las cuatro o cinco botellas que más plata mueven: fernet, gin, vodka, el whisky de la casa. Ahí está casi toda la diferencia.
Qué diferencia es normal y cuál no
Algo siempre se pierde: un trago que se cae, una botella que se rompe, la prueba de un trago nuevo. Por eso no te asustes por una diferencia chica. Lo que tenés que mirar es:
- Si es estable o crece. Una merma parecida todas las semanas es parte del negocio. Una que se dispara es una señal.
- Si cambia según quién trabaja. Si las semanas de un barman la diferencia es el doble que las del otro, ya sabés dónde mirar.
- Si se concentra en una botella. Que falte mucho fernet y nada de vodka no es un problema de "medidas generosas": es otra cosa.
Las tres fugas, y cómo se ve cada una
Servir de más. Es la más común y casi nunca es mala intención: el barman sirve a ojo, y a ojo siempre se sirve de más. Se nota porque la diferencia es pareja en todas las botellas. Se corrige con medidor (jigger) en cada trago y una receta escrita para cada uno. Parece un detalle, pero es la diferencia entre ganar o no con un trago.
Regalar tragos. "Este va por la casa" para los amigos, para el cliente de siempre o para levantar la propina. A veces vos querés invitar, y está bien. El problema es cuando no queda registrado. La regla: todo trago que sale de la barra está cargado en el sistema, incluso los regalados. Una invitación se carga igual y se cobra como "bonificado". Así sabés cuánto regalás por semana y quién lo regala.
Robo. Las formas clásicas son cobrar un trago en efectivo sin cargarlo, anular una venta ya cobrada y quedarse con la plata, o traer una botella propia y vender de esa. Se nota en las señales de abajo.
Señales de alerta
- Ventas en efectivo que bajan en ciertos turnos aunque el local esté igual de lleno.
- Muchas anulaciones o cambios de pedido después de cobrar.
- Tragos que aparecen preparados en la barra pero no en ningún ticket.
- Botellas de marcas que vos no comprás.
Ninguna es una prueba. Son motivos para mirar más de cerca y, sobre todo, para charlar con tu equipo con datos en la mano y no con sospechas.
Las reglas que cortan casi todas las fugas
- Nada sale sin comanda. El barman prepara lo que está cargado, no lo que le dicen al oído.
- Cada uno con su usuario. Si todos usan la misma clave, no sabés quién cargó, quién cobró ni quién anuló.
- Anular lo cobrado, solo el encargado. Y que quede registrado quién y cuándo.
- Medidor y receta para cada trago. Igual para todos los barmans.
- Conteo semanal de las botellas caras. Siempre el mismo día, con alguien más presente.
Lucía empezó por el conteo semanal y los medidores. Lo primero que descubrió fue que la mayor parte de la diferencia no era robo: eran medidas a ojo y tragos regalados que nadie anotaba. Con eso ya recuperó buena parte de lo que se le iba.
Si querés que la cuenta la haga el sistema
Todo esto se puede llevar en una planilla. Si usás un sistema de ventas, conviene que haga la resta por vos. En BarraTouch, por ejemplo, cargás la receta de cada trago con sus medidas y, cada vez que se cobra, se descuenta del stock lo que lleva. Te avisa cuando una bebida llega al mínimo, los tragos van a la pantalla de la barra solo si están cargados, las invitaciones se cobran como bonificadas y anular una venta cobrada lo pueden hacer solo el administrador o el encargado. Con eso, el conteo semanal se compara contra un número que ya está calculado.
