En la mesa de al lado de un café, un lunes a la tarde, dos socios de un bar de tapas tenían una notebook abierta con una planilla de cuarenta columnas. Él señalaba números; ella, que lleva la cocina, lo miraba cada vez más cansada. No era una charla que nos correspondiera escuchar, pero en un momento ella cerró la notebook y le dijo:
De todo esto, ¿qué tenemos que mirar todas las semanas? Porque yo ya no sé qué es importante y qué es ruido.
Tenía razón: el problema casi nunca es la falta de datos, es que sobran. Te proponemos una rutina de veinte minutos, una vez por semana, con siete números. Si estos están bien, el resto puede esperar.
Antes que nada: la trampa de la inflación
Con inflación, mirar las ventas en pesos engaña: siempre suben, aunque vendas menos. Por eso, para saber si el negocio crece de verdad, mirá cantidades además de pesos: cuántos tickets, cuántos cubiertos, cuántos tragos.
Si facturaste un 20% más que el mes pasado pero vendiste menos tickets, no creciste: subiste precios y vino menos gente.
Los siete números de cada semana
1. Cantidad de tickets o de cubiertos. Cuánta gente atendiste. Es el número más honesto de todos porque la inflación no lo toca. Comparalo con la misma semana del mes anterior.
2. Ticket promedio. Lo que vendiste dividido la cantidad de tickets. Si sube más que la inflación, cada cliente gasta más (bien). Si sube menos, te están comprando menos cosas por visita.
3. Ventas por día y por franja horaria. Te dice qué días y horarios sostienen el negocio y cuáles no. Sirve para armar los turnos del equipo y para saber qué día necesita un empujón.
4. Los productos que más y que menos se venden. Los diez de arriba tienen que estar siempre y bien hechos. Los de abajo son candidatos a cambiar o salir.
5. Costo de mercadería sobre ventas. Qué parte de lo que vendiste se fue en ingredientes y bebida. Si este porcentaje sube semana a semana, o te aumentaron y no actualizaste precios, o se está perdiendo mercadería. Es el número que más rápido te avisa de un problema.
6. Anulaciones, descuentos e invitaciones. Cuánto se anuló, se descontó o se regaló. Un número chico y estable está bien. Uno que crece, o que se concentra en un turno, hay que mirarlo.
7. Diferencias de caja. Cuánto faltó o sobró en los cierres de la semana. Lo ideal es cero. Si aparece algo, que no se acumule: se revisa esa misma semana.
Lo que es ruido (y podés mirar menos)
- Las ventas de un solo día. Un martes de lluvia no dice nada. Mirá la semana completa y comparala con otra semana parecida.
- Los "me gusta" de Instagram. Sirven para otra cosa, pero no te dicen cómo va el negocio.
- Reportes con cien filas. Si un reporte no te lleva a tomar una decisión, no lo mires todas las semanas.
- Comparar con el mismo mes del año pasado en pesos. Con la inflación, la comparación en pesos no dice nada. Compará en cantidades.
Cómo convertir los números en decisiones
Cada número tiene una pregunta detrás:
- ¿Bajaron los tickets? → ¿Pasó algo en la zona, en la atención o en los precios?
- ¿Subió el costo de mercadería? → ¿Hay que actualizar precios o revisar mermas?
- ¿Un día está siempre flojo? → ¿Le pongo algo especial o reduzco el equipo ese día?
- ¿Un producto no sale? → ¿Lo mejoro, lo muevo de lugar en la carta o lo saco?
Un buen formato: sentarse los lunes a la mañana con estos siete números en una hoja y salir con dos o tres cosas para hacer en la semana. Rinde más que una hora de discusión sobre planillas.
Dónde salen estos números en BarraTouch
En Informes hay una tarjeta de lectura semanal con buena parte de esta lista armada: tickets y unidades, ticket promedio, ventas por día y por hora y los diez productos más y menos vendidos, comparados contra cuatro semanas antes. Las ventas también se ven desde el celular, en la nube, por fecha y medio de pago. Con las recetas cargadas, el informe de rentabilidad muestra el costo y el margen de cada producto. Las anulaciones, las invitaciones (cobradas como bonificado) y los cierres de caja quedan registrados, y el pronóstico de ventas estima para cada jornada cuántos pedidos vas a tener y el ticket promedio, según tu historial.