Fernando tiene un bar con cocina y tres años usando el mismo sistema. Se le cae cuando no hay internet, le cobran aparte la cocina y los reportes no le dicen nada. Aun así no lo cambia:
Quiero cambiar de sistema, pero me da pánico. Tengo todo cargado ahí, el equipo ya lo conoce y no puedo cerrar el bar ni un día. ¿Cómo se hace el cambio sin que se me desarme todo?
Le contestamos lo mismo que a cualquiera en su situación: el cambio no se hace en un día, se hace en dos semanas, en cuatro pasos. El miedo es razonable, pero casi siempre viene de imaginar que todo cambia de golpe un sábado.
Paso 1: elegí con calma y probá con tus cosas
Antes de decidir, probá el sistema nuevo con tus productos reales y con alguien de tu equipo, no solo vos. Lo que tenés que confirmar:
- Que resuelve lo que te molesta del actual (si te molestan los cortes de internet, probá qué pasa sin conexión).
- Que tu equipo lo entiende sin un curso.
- Qué se paga aparte.
Y antes de dar de baja nada, revisá cuándo vence lo que pagaste del sistema viejo: así no pagás dos sistemas más tiempo del necesario.
Paso 2: cargá todo en días tranquilos
La parte más pesada es cargar la carta. Muchos sistemas no importan los productos del sistema anterior, así que conviene aprovechar el cambio para ordenar la carta: sacar productos que ya no vendés, unificar nombres, revisar precios.
- Productos y categorías, ordenados como se piden en el local.
- Precios actualizados. No pases precios viejos "para después".
- Usuarios del equipo, cada uno con el suyo.
- Impresoras y mesas.
Para un bar o restaurante mediano esto lleva una o dos tardes. Hacelo un lunes o un martes, no un viernes.
Paso 3: arrancá un día flojo y con el viejo de respaldo
- El primer día de uso real tiene que ser el más tranquilo de tu semana. Martes o miércoles, nunca sábado.
- Dejá el sistema viejo a mano esa primera semana, por si algo falla. Pero que no se use en paralelo: una venta en cada sistema es la forma más rápida de que no te cierre nada.
- Estate vos o el encargado esa noche, para resolver dudas en el momento.
Paso 4: la primera semana, corregí todo lo chico
Los primeros días aparecen detalles: un producto mal ubicado, una impresora que no corta bien, un trago con otro nombre. Anotalos durante la noche y corregilos al día siguiente. A la semana, el sistema ya está ajustado a tu local.
Recién cuando pasó un fin de semana completo sin problemas, dá de baja el sistema viejo. Antes de hacerlo, guardate un resumen de las ventas de los últimos meses (en planilla o en PDF), para poder comparar.
El error que más vemos
Cambiar el sistema y, al mismo tiempo, la carta entera, los precios, el personal y el horario. Si algo sale mal, no sabés qué fue. Cambiá una cosa por vez. El sistema primero; lo demás, cuando ya esté andando.
Fernando hizo el cambio en un martes de invierno. Nos contó que lo peor fue la tarde de cargar los productos, y que el sábado siguiente ya nadie se acordaba del sistema viejo.
Si el cambio es a BarraTouch
- Lo probás online 15 días gratis, sin tarjeta, con tus productos. Si después lo comprás, todo lo que cargaste queda, así que la prueba ya es parte de la carga.
- Hoy no hay una importación automática desde otros sistemas: los productos se cargan a mano, desde el sistema o desde el panel web de la carta QR, y se sincronizan solos.
- La instalación en la computadora del local la hacemos nosotros, a distancia, y suele quedar lista en menos de 24 horas. Coordinamos el día por WhatsApp, así que podés elegir un día tranquilo.